九州工業大学発スタートアップ企業・AUTOCAREが、訪問介護事業所が清算に時間を擁している移動費の集計業務があっさり完了するシステム「移動距離らくらく集計システム」開発、大手訪問介護事業者で試験導入し検証が開始されます。
煩雑な集計を手動で処理する現状に、シンプルなツールで解決を
開発したAUTOCAREは、介護の分野にAIとIoTを学びとともに普及させることをミッションとする九州工業大学発スタートアップ企業です。介護現場でのIT活用に向け、オンラインを活用して研修や勉強会などを通じ普及に務めています。
今回の移動集計システムを開発したきっかけは、訪問介護事業所がヘルパーさんの移動費の清算に多くの手間暇をかけているという事実を知ったこと。施設によっては毎週・毎月、手書きで集計しているところも多くあるといいます。
開発したシステムは、ソフトウェアのインストール不要、手軽に事業所でシンプルに利用できるものにこだわり、表計算ソフトとして代表的なMicrosoft Excel同様の機能を持つ表計算アプリ「Googleスプレッドシート」上で動作するツールとなっています。
一月638時間の処理負担を限りなく“0”に
この移動集計システムは、ヘルパー480名以上を抱える訪問介護事業者の北九州福祉サービス（福岡県北九州市）が試験導入を開始します。
同事業者は、多くのエリアに分かれてヘルパーが訪問介護サービスを提供しており、移動費の集計業務も大変な負担になっています。そうしたなかで移動集計システムがいかにヘルパーの負担を軽減できるのかを数ヵ月にわたって検証するとしています。
仮に集計業務を週1回、1人分の処理を2名が10分で処理していると仮定すると、480人分の処理を一月あたりにおよそ638時間となり、80日分の時間を要していることになり、移動集計システムの活用で、限りなく0に近づく効果が期待されています。
訪問介護移動距離らくらく集計システムの機能
全てのヘルパーの訪問の記録を入力しておくと、ヘルパー名を選択するだけで、ヘルパーや訪問先の住所から移動距離を計算し、そのヘルパーの月の移動距離が集計されます（下図）。
Microsoft Excelと同様の機能を持つ表計算アプリ、「Googleスプレッドシート」上で動作しますので、使い慣れた表計算ソフトの感覚でデータの整理や編集ができます。
他の介護システムからCSVでデータを保存できれば、このシステムにデータを貼り付けるだけで集計できます。
訪問介護移動距離らくらく集計システムの使い方
1. はじめに、スタッフの住所一覧を登録しておきます。（これは介護システムからCSVデータで出力した物を貼り付け可能です。）
2. 次に、お客様の住所一覧を登録しておきます。（これも介護システムからCSVデータで出力した物を貼り付け可能です。）
3. 訪問の記録も入力します。（これも介護システムからCSVデータで出力した物を貼り付け可能です。）
4. 年月とヘルパー名を選択すれば、そのヘルパーの月の移動距離が住所からかんたんに集計されます！
Q: 必要なPC環境は？
A: WebブラウザでGoogleスプレッドシートが動作するパソコンが1台必要です。
Q: 介護ソフトと連携していますか？
A: シンプルな機能に徹するため、介護ソフトとの連携はしていませんが、介護ソフトからお客様情報をCSV等で出力できれば、それを本システム貼り付けることで簡単に利用できます。その他の連携機能については、ご相談に応じます。
Q: セキュリティや個人情報管理は大丈夫ですか？
A: Googleのプラットフォーム上でセキュリティ管理されますので、アクセス管理や個人情報管理もGoogleのプラットフォームを利用できます。
